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El archivado en papel tradicional ha sido reemplazado o ayudado en gran medida al almacenar archivos en bases de datos en una computadora. Existen ventajas y desventajas del archivo tradicional. Aunque los archivos en papel están al alcance de la mano y son de fácil acceso, también ocupan mucho espacio y desperdician papel. Determinar si un sistema de archivo tradicional es adecuado para usted dependerá de su negocio. Los bufetes de abogados y las empresas que tienen registros médicos pueden tener archivos que cambian y crecen rápidamente, por lo que la presentación tradicional en papel es la única forma efectiva de mantenerse al día con los desarrollos diarios.
Fácil acceso
La organización de archivos tradicional es de fácil acceso. Los archivos están físicamente en una ubicación central. Si no puede encontrar nada, puede tomarse el tiempo para revisar cada archivo hasta que encuentre exactamente lo que está buscando. La capacidad de ver, tocar y leer sus archivos siempre puede ayudarlo a pensar en cómo innovar aspectos de su negocio.
Fácil de comprender
Los sistemas de archivo tradicionales suelen ser fáciles de entender. Los archivos pueden organizarse de varias formas, incluso alfabéticamente, por tema o competencia, numéricamente, por fecha, lugar o por orden de importancia. Incluso si inicialmente no comprende el sistema de archivo que se utilizará, puede averiguarlo buscando en los archivos y prestando atención a la definición de los factores.
Anticuado
Por otro lado, el archivado de archivos tradicional ha sido reemplazado en muchas organizaciones por una computadora. Más empresas están escaneando y descargando sus archivos a las computadoras de oficina. Con este método, los trabajadores podrán encontrar los archivos y cargarlos instantáneamente con el software de la base de datos de búsqueda, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
Protección difícil
El archivo tradicional de archivos no tiene la protección adecuada. Los incendios u otros desastres naturales pueden destruir archivos, lo que puede resultar en pérdidas comerciales. Hacer una copia de seguridad de los archivos tradicionales lleva tiempo y horas de copiar, etiquetar y volver a archivar.
Falta de espacio y eficiencia
La organización tradicional de archivos puede salirse de control. La cantidad de archivos para organizar crece con su negocio; puede convertirse en un dolor de cabeza a la hora de encontrar espacio para todo el papeleo. Archivar elementos de manera eficiente también puede convertirse en un desafío.
