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Las hojas de cálculo electrónicas fueron uno de los primeros programas desarrollados para computadoras. Permiten la entrada rápida e instantánea de resultados al tabular y calcular filas de datos. Con los programas de hoja de cálculo actuales, el usuario puede programar macros para realizar ciertas funciones con teclas asignadas previamente. Aunque originalmente se desarrollaron para funciones matemáticas básicas, las hojas de cálculo existentes en 2010 pueden generar información derivada de las fórmulas algebraicas más complejas y son utilizadas por una amplia gama de industrias.
Contabilidad
Las hojas de cálculo lo tienen todo, pero han reemplazado a los libros contables tradicionales de doble entrada. Los contables pueden ingresar, formular y corregir datos con solo unos pocos comandos simples. Las hojas de cálculo también pueden generar informes en una variedad de formatos, todos a partir del mismo conjunto de datos.
Mantener registros en hojas de cálculo durante todo el año hace que el trabajo del contador sea más productivo cuando llega el momento de pagar los impuestos. Usando los cálculos instantáneos de esta herramienta, el comerciante puede determinar fácilmente ingresos, pagos, gastos no imponibles y ganancias imponibles. Las hojas de cálculo también pueden exportar datos a diferentes formatos, con el fin de generar varios de carácter fiscal, requeridos por agencias estatales, municipales y federales. Con las hojas de cálculo, solo necesita escribir a mano al agregar la firma.
Industria
Las fábricas y las instalaciones de producción utilizan hojas de cálculo para mantener registros precisos. Los datos se pueden refinar para mostrar inventarios, horas trabajadas por alguien, retrasos en la producción, tasas de inspección de calidad y unidades producidas. La hoja de cálculo de producción también se puede conectar en red, de modo que muchos usuarios puedan ingresar varios datos relacionados con diferentes áreas. El departamento de suministros de oficina puede, por ejemplo, ingresar el inventario recibido; las nóminas pueden agregar salarios semanales pagados; producción puede ingresar los números de serie de las piezas que no están en buen estado de funcionamiento. Un análisis indicará cuánto tiempo y dinero se pierde al descartar un producto defectuoso del proveedor.
Otra ventaja de la hoja de cálculo es que se puede modificar fácilmente para cumplir con los criterios de cambio. Si un fabricante cambia de modelo de forma regular, actualizando listas de piezas y sus características de tiempo de producción, esto significa cambiar una fórmula simple que se aplica a todos los insumos.
Transporte
El sector del transporte gira en torno al tiempo, la distancia y el peso. El tiempo que se tarda en transportar cualquier carga, el peso que tiene y la distancia son factores que inciden en la rentabilidad del sector logístico. La cuantificación y seguimiento de estas variables es una aplicación natural de las hojas de cálculo, que no solo pueden controlar los datos necesarios, sino que también pueden generar informes y órdenes de trabajo para conductores, manipuladores de carga y personal de reparto. Sirve para obtener información específica, aplicándola a diversos requerimientos en diferentes servicios a lo largo del negocio. En lugar de ingresar el peso de una carga tres veces para cada servicio, la hoja de cálculo usa los datos ingresados la primera vez y los vuelve a aplicar a cualquier pedido o formulario que sea necesario.
