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Los recepcionistas suelen ser las primeras personas que ves al entrar en una oficina, lo que los convierte en una representación importante de las empresas para las que trabajan y del resto de profesionales de la oficina. Observar la etiqueta comercial es una parte importante del trabajo de una recepcionista, pero los muchos cambios y opiniones que constituyen los buenos modales hacen que sea difícil para una recepcionista o supervisor determinar el comportamiento apropiado.
Significado
Es difícil exagerar la importancia de una recepcionista como la persona que proporciona una primera impresión a la persona que llama y a los visitantes. Una recepcionista con malos modales da un tono negativo antes de una reunión y no inspira confianza en los clientes potenciales. Por otro lado, una recepcionista que observa la etiqueta de un entorno empresarial da un fuerte sentido de profesionalismo y eficiencia. Esto no solo mejora la imagen de la empresa para los forasteros, sino que también ayuda a otros empleados a sentir que su oficina es un lugar profesional para trabajar.
Tipos
Los recepcionistas representan a sus empleadores de diversas formas. Responder llamadas telefónicas y saludar a los visitantes son dos de las tareas más comunes para los recepcionistas, y ambas requieren la debida etiqueta. La política de la empresa puede requerir que los recepcionistas utilicen un guión predeterminado en el teléfono al recibir llamadas y al comunicarse con diferentes tipos de clientes. En otros casos, los recepcionistas pueden usar su propia discreción para manejar cada interacción con el cliente de manera diferente, pero con el nivel apropiado de formalidad y profesionalismo. Las personas que trabajan en la oficina a veces pasan reglas adicionales a una recepcionista, como cuándo y cómo una recepcionista puede contactarlas.
Formación
Si bien en algunas oficinas se requiere que los recepcionistas tengan un diploma de escuela secundaria o universitaria, gran parte de la capacitación en etiqueta de un recepcionista se lleva a cabo en el trabajo. Los recepcionistas pueden comenzar a trabajar en una oficina en un puesto que no requiera interacción, ya sea como trabajo de entrada de datos o como asistente de oficina. La atención a las políticas de la empresa y cómo se comportan los recepcionistas puede calificar a los nuevos empleados para un puesto de recepcionista por primera vez, lo que generará una experiencia que puede ser útil al buscar otros trabajos de recepcionista.
Consideraciones
Cada industria y oficina tiene sus propias reglas para la etiqueta de un recepcionista. Algunas oficinas requieren una vestimenta formal y un modo de hablar. Otros imponen una forma más informal de etiqueta para que los clientes se sientan relajados y bienvenidos. La comunicación entre una nueva recepcionista y sus supervisores es esencial para que todos sepan lo que se espera. Como recepcionista, si no está seguro de la etiqueta para una situación en particular, discúlpese cortésmente y pregúntele a un supervisor principal o recepcionista cómo debe responder.
Consejos
Aunque cada oficina es diferente, los recepcionistas pueden beneficiarse de algunos de los mismos consejos. Ser una persona multitarea es esencial para un buen desempeño, pero cuando alguien ingresa a la oficina, es importante brindarle toda su atención. Esto significa poner las llamadas en espera o completarlas rápidamente, dejar de lado los papeles y hacer contacto visual directo. El espacio de trabajo de una recepcionista debe estar despejado para parecer más profesional y también para facilitar la realización de tareas sencillas como buscar información y ofrecerle a alguien un bolígrafo para que complete un formulario. Finalmente, al llevar a alguien a una oficina, la recepcionista siempre debe tomar la iniciativa para asegurarle al huésped que su presencia está permitida y evitarle la vergüenza de no saber adónde ir.
