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El sistema alfanumérico es una opción para organizar registros y, como otros métodos de almacenamiento, brinda a los usuarios un método sistemático para almacenar y acceder a información importante.
Combinación
Un sistema alfanumérico es una combinación de letras (ordenadas de la A a la Z) y números (ordenadas de menor a mayor).
Como funciona
El sistema alfanumérico utiliza una combinación de nombres (generalmente un asunto) y dígitos. Cuando son grandes, suelen utilizar el acceso indirecto, es decir, se debe consultar un índice o código para recuperar un archivo. Estos sistemas a gran escala están generalmente automatizados.
Beneficios
El uso de un código en un sistema de acceso indirecto sirve para acortar los nombres de los archivos y aumentar la seguridad del sistema, ya que el usuario debe estar familiarizado con el código para recuperar archivos, afirma el "Manual de administración de registros del condado de West Virginia".
Desventajas
Los usuarios de un sistema alfanumérico requieren más formación que si estuvieran utilizando un método puramente alfabético o numérico. Los errores son más comunes y más difíciles de corregir que un sistema más simple.
Ejemplo
Un ejemplo de un método de organización alfanumérico es el sistema de catalogación de la Biblioteca del Congreso, que organiza sus materiales con dos letras para identificar áreas grandes y números para indicar temas más específicos e información de estantería.
