Contenido

• Procedimiento uno: Depósito de fondos
• Procedimiento dos: Investigación
• Procedimiento tres: póngase en contacto con el departamento de ventas
• Procedimiento cuatro: Cuenta específica
• Procedimiento cinco: póngase en contacto con el consumidor
• Procedimiento seis: Nuevos recibos

Muchas empresas no solo trabajan con dinero y, por lo tanto, registran las cuentas por cobrar en sus libros. Estos son valores que los clientes deben a la empresa y generalmente se reconocen como ingresos en la cuenta de resultados. Este proceso puede ser difícil y, a menudo, el dinero recibido no se puede depositar fácilmente en la cuenta del cliente. Los procedimientos en esta área especifican técnicas para agilizar este trabajo.

Procedimiento uno: Depósito de fondos

Deposite todos los cheques y el efectivo recibido en el sistema de cuentas por cobrar, incluso si no se pueden identificar. También procese los pagos con tarjeta de crédito con prontitud. Puede hacer una nota en la boleta de depósito con un cheque no identificado para documentar la transacción. Las copias de los recibos de depósito generalmente están disponibles en línea, pero este no es el caso de los artículos que componen el depósito. Haga copias de los artículos que no puedan identificarse inmediatamente y archívelos por fecha de recepción.

Procedimiento dos: Investigación

Tome el archivo con los elementos más antiguos y trabaje en ellos primero. Intente encontrar nombres similares en el sistema. Es posible que el nombre del cliente se haya ingresado incorrectamente. Puede buscar todas las facturas abiertas que coincidan con el monto del pago u otro detalle especial. Algunos departamentos de contabilidad tienen archivos sobre elementos no identificados que se han resuelto, por lo que si recibe otro cheque del mismo cliente, no tendrá que perder el tiempo en cuestiones de identificación.

Procedimiento tres: póngase en contacto con el departamento de ventas

Contacta al personal de ventas y obtén información sobre pagos que no tienen corresponsal en el sistema. Dado que las cuentas por cobrar se originaron en el departamento de ventas, los vendedores pueden ayudarlo proporcionándole información útil. El dinero puede ser el pago de una venta que aún no ha sido reconocida y, si este es el caso, el departamento de ventas debe ingresar el monto a cobrar en el sistema. Si averigua qué fondos se recibieron por una venta no relacionada con el departamento de ventas, notifique al departamento involucrado y al gerente de contabilidad.

Procedimiento cuatro: Cuenta específica

Cree una cuenta de libro mayor específica que se utilizará para recibos no identificados. Esta cuenta a menudo se crea como un pasivo con un saldo acreedor. Cuando recibe un pago no identificado, debita dinero y acredita la cuenta de recibos no identificados. Una vez que haya identificado a qué consumidor se refiere el monto, puede revertir las entradas e ingresar la cuenta de cuentas por cobrar. Alternativamente, puede utilizar una nota de crédito para acreditar cuentas por cobrar y compensar pasivos.

Procedimiento cinco: póngase en contacto con el consumidor

Si no se puede encontrar un recibo dentro del departamento de ventas, el siguiente paso es contactar al cliente e intentar obtener detalles sobre la venta. A veces, el propietario de una pequeña empresa puede comprar algo a su nombre, pero pagar con un cheque de la empresa, sin contraparte en ninguna cuenta. Si el número de teléfono no figura en el cheque, es posible que deba utilizar Internet para encontrar información de contacto. Asegúrese de tener el cheque o copia del cheque en la mano cuando hable con el cliente para poder brindar la mayor cantidad de información posible.

Procedimiento seis: Nuevos recibos

Si después de un tiempo razonable aún no puede encontrar al cliente en su sistema, solicite permiso al controlador para crear una nueva cuenta por cobrar en el sistema. Luego agregue una nota sobre la situación y vincule el cheque a esa nueva cuenta. Dependiendo del monto del cheque, no tiene sentido gastar más de una hora tratando de financiar la cuenta adecuada. Si tiene muchos de estos artículos, reúnase con el personal de ventas para determinar qué hay detrás de este problema e intente solucionarlo.