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Por lo general, la primera persona con la que se comunicará en una gran empresa es la recepcionista, incluso si sabe con quién necesita hablar. Contesta el teléfono y es la primera cara que verá cuando vaya a la oficina en persona. Su comportamiento y conducta son reflejos externos de la empresa, y su papel es fundamental para dar una buena primera impresión de la empresa. La recepcionista debe hacer que los huéspedes y los clientes se sientan cómodos, y el público en general debe obtener la información que necesita de manera oportuna.
Personalidad agradable
La personalidad de una recepcionista es esencial para generar una primera impresión positiva en los clientes e invitados. El recepcionista debe poder cumplir con sus tareas, como atender llamadas telefónicas, desviar llamadas y recibir visitas con cortesía y profesionalismo. Debe ser útil y atento al responder preguntas y proporcionar respuestas precisas sobre la empresa. Una sonrisa real es una forma sencilla y muy eficaz de mostrar un carácter agradable y dar una buena primera impresión al final. Como contacto de servicio al cliente, el recepcionista también debe aprender a controlar sus emociones y controlar los niveles de ira y estrés cuando trata con clientes difíciles. La recepcionista debe reaccionar siempre con calma y diplomacia.
Fuerte comunicación
Ser un oyente atento, comunicarse con claridad y comprender documentos escritos complejos son habilidades de comunicación que una recepcionista debe tener. Necesita poder escuchar con paciencia a los clientes, comprender las solicitudes de los clientes al confirmar sus deseos y resolver los problemas de manera adecuada. Al proporcionar información e instrucciones, la recepcionista debe utilizar términos claros y sencillos, de modo que los huéspedes, clientes y colegas puedan comprender fácilmente. Al trabajar con una variedad de procesos y procedimientos, la recepcionista también necesita comprender la comunicación escrita de una variedad de documentos relacionados con el trabajo.
Organización
Dependiendo del tamaño de la empresa y de la complejidad del rol del recepcionista, puede tener una gran cantidad de personas que dependen de su confiabilidad y su capacidad para cumplir con muchas obligaciones. Un fuerte sentido de organización, atención a los detalles, independencia e iniciativa son cualidades que una recepcionista organizada debe tener. Un profesional que tiene múltiples responsabilidades y desafíos y que cumple con sus plazos y requisitos laborales será conocido como un empleado confiable y serio dentro de la empresa.
Tener buen conocimiento
La recepcionista debe tener conocimiento de la información correcta para responder preguntas del público en general, clientes e invitados. Poder brindar información esencial sobre la empresa, sus actividades y la ubicación de los miembros y departamentos son cosas que todo recepcionista debe saber. Además, dependiendo de lo que se requiera del recepcionista, éste debe poder utilizar una serie de herramientas tecnológicas de la oficina que le ayudarán a ser eficiente y completar sus tareas en el tiempo dado.
