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Una recepcionista suele ser la primera persona que ve al entrar en un entorno de oficina. Su función principal en cualquier organización, ya sea en el sector público, privado o voluntario, es representar a la organización de manera profesional ante los invitados, brindando también soporte de nivel básico con tareas administrativas, programación y otras funciones. Los recepcionistas pueden ser de apoyo administrativo o pueden ser graduados universitarios recientes, ansiosos por aprender sobre el funcionamiento interno de la empresa en la que están interesados.
Administrativo
Uno de los objetivos de una recepcionista es apoyar la función administrativa de una empresa. Copiar, archivar y preparar documentos, así como organizar suministros de oficina y proporcionar suministros esenciales a sus superiores. También maneja el correo enviado y recibido.
Servicio al cliente
El principal objetivo de esta profesión es la atención al cliente. Una recepcionista contesta el teléfono con un saludo amable y profesional y dirige las llamadas a los interlocutores internos. Responder preguntas generales de clientes y clientes potenciales sobre horas de operación, productos disponibles, servicios y tarifas también están dentro del alcance de los deberes de la recepcionista.
Gestionar citas
Otro objetivo de una recepcionista es administrar el horario de la empresa. Gestiona el cronograma de citas, incluidas nuevas reservas, cancelaciones y cambios de citas. Tener buenas habilidades organizativas y atención al detalle son habilidades fundamentales para este profesional.
Otras tareas
Preparar café en la oficina, bocadillos y bocadillos para reuniones y hacer llamadas a los miembros del equipo son ejemplos de otras tareas para la recepcionista. En algunas oficinas, los recepcionistas recolectan fondos para el comité social, entregan boletos de estacionamiento y correo matutino.
