Contenido
- Guía de referencias rápidas
- Compromisos principales
- Planificación para intervalos
- Cuadros de recuerdos
- refrescos
Los recepcionistas exitosos consiguen cuidar muchas tareas mientras pasan una primera impresión positiva para los invitados, visitantes y empleados potenciales de la compañía. Sea en una pequeña empresa o en una corporación multinacional, las habilidades apropiadas de organización pueden ser la clave para mantener una buena recepción. Las buenas ideas de organización simplifican las tareas de la rutina y mejoran la hospitalidad.
Guía de referencias rápidas
Cree guías de referencia rápidas para información de rutina, como los teléfonos más usados, los números de oficina y los internos. Separe estas guías en carpetas laminadas para facilitar el manejo y buscar referencias rápidas. Manténgalos en archivos organizados mientras no esté utilizando. Considere mantener copias adicionales para proporcionar el caso solicitado. Las guías lo harán más eficiente y ayudarán a acelerar el cumplimiento de las tareas de la rutina, como transferir enlaces.
Compromisos principales
Haga una lista de las visitas marcadas para el día, organizadas por horario. Ponga el nombre de la persona ya quien usted de notificar sobre la llegada. Esto le permitirá personalizar frases de bienvenida a los visitantes. Por ejemplo, cuando un invitado llegue, usted podrá decir "Bienvenida Señor Silva, la señora Souza está ansiosa con la reunión". Este tipo de recepción hace que un invitado se sienta mejor recibido y puede ayudar a mejorar los resultados de la reunión. Bienvenida personalizada son especialmente útiles para las entrevistas de empleo. Si un funcionario potencial se siente bien recibido, quedará más relajado para su entrevista, teniendo posibilidades más favorables de trabajar para la compañía.
Planificación para intervalos
Asegúrese de tener apoyo para cubrirlo en intervalos o en días en que esté enfermo. Crea anotaciones que cubren los deberes y funciones básicas que puedan ser pasadas a cualquiera que te esté sustituyendo. Usted puede crear un sistema de rotación para sustituciones temporales entre diferentes departamentos de su compañía. Esto le dará más contacto con las varias partes de la empresa, lo que hará más fácil para usted dirigir los asuntos en el futuro.
Cuadros de recuerdos
Crea un cuadro de recuerdos para la compañía, dando destaque a las noticias y actividades positivas de la compañía. Actualizarlos cuando tenga tiempo libre, colócalos en el área de espera para que los visitantes puedan mirar. Esta será una manera constructiva para que los visitantes pasen el tiempo mientras esperan sus compromisos, además de ayudarlos a familiarizarse con la compañía. Al mantener a sus invitados ocupados, usted podrá enfocar su atención en otras tareas y llamadas telefónicas, lo que aumenta su eficiencia.
refrescos
Mantenga los refrescos a su alcance. Instale un pequeño refrigerador para mantener bebidas heladas debajo de su mesa o en el área de espera. Tenga una cafetería individual cerca, además de azúcar y edulcorante. Coloque un tramo de asados en su mostrador de recepción o un tazón con dulces. Teniendo refrescos cerca, usted podrá recibir mejor a los huéspedes de la compañía sin necesidad de salir de la recepción.
